こんにちは。皆様お元気でしょうか。
私は新卒以来マルチタスク多めな職種に就いておりましたが、自分の適性の問題から長続きせず、現在は全く異なる業界に身を置いています。
職場の皆さんが丁寧に仕事を教えてくれるお蔭で、なんとか仕事にも慣れてきました。
今回は、そんな私が、マルチタスクが多い職場で苦労したこと、新しい職場でタスクの処理にどのような工夫をしているのかについてお話したいと思います。
🍋マルチタスクって言われてもよく分からない
🍋マルチタスクを求められる業種にはどういうものがあるのか知りたい
🍋マルチタスクが苦手な人向けの仕事方法が知りたい
そもそもマルチタスクって何？
マルチタスクとは、ひとことで言うと、複数の作業を同時処理する能力のことです。
マルチタスク (multitasking) は、複数の作業を同時にもしくは短期間に並行して切り替えながら実行することをいう。
マルチタスク (心理学) 出典: フリー百科事典『ウィキペディア（Wikipedia）』https://ja.wikipedia.org/wiki/%E3%83%9E%E3%83%AB%E3%83%81%E3%82%BF%E3%82%B9%E3%82%AF_(%E5%BF%83%E7%90%86%E5%AD%A6)
例えば、スマホを見ながら自転車を運転したり、会議に参加しながらレポートを作成したり、料理を作る片手間で家計簿を作成したり。
そういったながら作業のことをマルチタスクといいます。
そういうのって片方だけに注意がいってしまったりして片方が適当になってしまいそうだけど、大丈夫なの？
私みたいに注意力散漫なタイプはまさにそんな感じになります😓
目の前にあるものや急に頼まれごとをすると泡食って仕事の手が止まっちゃうタイプ。
マルチタスク得意なタイプはそういうのを難なくこなすらしいよ。すごいよね。
最近では「できるビジネスマンはマルチタスクが要求される～」なんて言われていますけれど、
私はマルチタスクを当然とするような環境には適応できないタイプです。
なぜかというと、作動記憶や処理速度が低いという特性上、違うことを考えながら、何かを覚えておくことや、複数の物事を処理をするのが困難だからです。
マルチタスクが苦手な人はどうすればいいのか
とはいえ仕事は私個人の事情で動いてはいないので、仕事が大量に来ることもありますし、急な仕事を依頼されることもあります。
そんな時はどうすればいいのか。
私なりの対策方法としては５つあります。
- とにかくメモを取る
- やることを箇条書きにする
- マルチタスクではなくシングルタスクを意識する
- 予定を整理して詰め込み過ぎないようにする
- 大事な事項はしつこい位共有する
予定が山積していたり、忙しかったりすると、やることを１つ２つ抜かしてしまいがちですし、時間が経つと教わった内容も忘れがちです。
仕事や記憶の面でキャパオーバーしがちな人は特に自分の記憶に頼らず、メモに頼りましょう。
でも仕事が出来る人はさっさと仕事を覚えてメモも見ずに色々こなしているよ。
ああいう人のことを真似するべきでは？
私もそう思っていた時期があるけど……実際真似してみたら凡ミスが増えました。
その「仕事が出来る人」ってだいたいマルチタスク能力が高かったりするんですよね。メモしないと忘れる・見ないとミスするような状態で真似をすると、失敗の元です。
誰それさんを見習えって言われたとしても、そのやり方が必ずしも自分に向いてるとは限りませんからね
私はというと、新しい業務を教わったらメモ、注意された内容もメモ、来週の仕事の予定はスケジュール帖にメモ。とにかくメモしています。
忘れてしまった事があってもメモを見れば分かるというのは心強いですし、誤った仕事の流れを覚えてしまっていたとしても、指導役の人にメモを見せながら確認することもできます。
メモを見る時間も惜しいと思うかもしれませんが、素早く業務をこなしてもミスだらけではむしろ手間が増えてしまいます。時間がかかっても１つ１つの仕事を確実にこなしていく、というのが大切です。
私は仕事が詰まっている際は、翌日・翌週の仕事内容を予め箇条書きにした付箋を机上に貼っています。
そして次の出勤時に必ず確認して、やるべきことを再確認しています。そしてその内容をこなしたら箇条書きにチェックを入れ、やったこと・やってないことが一目で分かる状態にしておきます。
地味な作業だけど、ミスをなくすにはこういうのが一番効くんだよね。
小さいことからコツコツと！
普段から注意力散漫なタイプや、複数のことを一度にこなすのが苦手な私のようなタイプは、そもそもマルチタスクには向いていません。
そういうタイプは１つ１つの仕事を着実にこなすように意識しましょう。
また、身の回りにモノをごちゃごちゃと置いておくと注意散漫の元になるので、なるべく片づけておきましょう。
予定を詰め込み過ぎるのはミスのもとです。
忙しくてどうしようもない時は、やることをリスト化して優先順位をつけましょう。明日でいいものは明日に回して、それでも終わらないようならば上司や指導役の人などに相談しましょう。
これは大事な仕事だから絶対にミスできない…！
なんて言っても、マルチタスク苦手人間にとっては至難の業。
そういう時は誰かに「ミスがないか確認お願い致します」と頼んだり、「ここまでの作業を完了しました」と共有しておくと、自分以外の人間も仕事を確認してくれたり、気にかけてくれたりするので、ミスを発見してもらいやすくなります。
もちろん自分でもチェックしてミスを減らすことも大切ですが、それでも抜け漏れがある場合はダブルチェック、トリプルチェックしてもらうように心がけましょう。
